Hướng dẫn tạo mới tài khoản Văn thư sau sát nhập mô hình mới

Hướng dẫn xử lý trường hợp tạo tài khoản văn thư cho đơn vị mới sau sát nhập theo văn bản hướng dẫn số: 115/VTLTNN-QLI ngày 19.02.2025 của CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Ý tưởng thực hiện việc cấu hình này như sau:

Xuất phát từ hướng dẫn số 115/VTLTNN-QLI ngày 19.02.2025 của CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC về việc đơn vị mới sau sát nhập phải thực hiện đóng sổ vb cũ và tạo sổ mới, đồng thời ban hành vb mới có số kí hiệu từ 1 

Việc này tồn tại những khó khăn như: Nếu để lại tài khoản văn thư cũ và đóng để tạo mới thì không tra cứu được dữ liệu giai đoạn trước đó, nếu tạo thêm sổ mới thì số lượng sổ mà văn thư nhìn thấy sẽ nhân đôi lên và có thể bị nhầm lẫn trong việc vào sổ vb khi xử lý văn bản mới 

Đồng thời vướng thứ 2 là số kí hiệu vb bắt đầu từ số 1 sẽ bị trùng số kí hiệu với vb đã ban hành trước đó khi gửi liên thông Trục VPCP sẽ hủy gói tin không nhận trùng

Bước 1: Tạo mới tài khoản đóng vai trò văn thư trên hệ thống Management của đơn vị:

Trong ảnh minh họa: Tạo mới tài khoản vanthu cho Sở Khoa học công nghệ (Đơn vị sát nhập với Sở Thông tin và Truyền thông)

Bước 2: Loopup tài khoản mới tạo dưới iDesk để cấp vai trò Văn thư có quan, đơn vị cho tài khoản dưới hệ thống QLVB iDesk

Vào tài khoản Quản trị iDesk của đơn vị => chọn Quản trị hệ thống để tạo mới người dùng.

Nhập tài khoản cần cấp vai trò và nhấn biểu tượng Lookup để lấy thông tin trên Management => check chọn vai trò [iDesk] Văn thư

Bước 3: Gán tài khoản đó là tài khoản đại diện nhận VB cho Sở Khoa học và công nghê, vì trước đó đang là tài khoản khác

Trên Quản trị iDesk => Quản trị dữ liệu => Khai báo cơ quan

Nhấn Tạo mới => Khai các thông tin:

Chức vụ: Văn thư

Cấp: Văn thư cơ quan, đơn vị

Tài khoản: => Chọn tới cái tài khoản đã Lookup ở Bước 2 

Sau đó nhấn Đồng ý => Lưu để hoàn thành bước chọn người nhận VB cho Cơ quan/Đơn vị

Tuy nhiên ở bước này vẫn chưa hoàn thành việc tài khoản đó có thể đăng nhập vào hệ thống vì chưa thêm vào cây Tổ chức người dùng => Thực hiện tiếp Bước 4

Bước 4: Thực hiện thêm tài khoản Văn thư được tạo ở Bước 2 và 3 vào cây Tổ chức người dùng

Giả sử: Văn thư này thuộc Văn phòng thì chọn như hình để thêm

Quản trị dữ liệu => Tổ chức người dùng => Chọn phòng/ban: Văn phòng trên cây tổ chức sau đó nhấn Thêm người đến phòng

Tại đây check chọn "Hiển thị thông tin tài khoản đăng nhập" để thấy rõ thông tin email của tài khoản chọn cho đúng

Nhớ bấm: Nạp lại và Làm tươi hệ thống để cây tổ chức được cập nhật thay đổi

Tiếp theo là Tạo Sổ Văn bản và Cấp quyền Sổ vb cho Tài khoản văn thư mới (Chỗ này các đơn vị đã làm nhiều nên em sẽ update sau, nếu vướng liên hệ em để hỗ trợ)

Để ban hành Văn bản có số reset về 1 thực hiện bật cấu hình 

Tự động thêm số 0 trước số ký hiệu văn bản từ false thành True

Để Văn thư mới thấy được dữ liệu trước đó của Văn thư cũ => Tài khoản Quản trị vào Quản trị dữ liệu => Người đại diện và thực hiện thay đổi tài khoản cũ bằng tài khoản mới 

Lúc này tài khoản văn thư mới đăng nhập vào sẽ có thêm vai trò của Văn thư cũ => Dữ liệu cũ nằm trong này (đang viết hướng dẫn)