Hướng dẫn thiết lập trùng số sổ văn bản năm 2025 khi sát nhập tỉnh

Thiết lập trùng số văn bản đi khi sát nhập

 Hướng dẫn thiết lập trùng số sổ văn bản năm 2025 khi sát nhập tỉnh

(V/v thiết lập trùng số Sổ văn bản đi trong năm 2025 khi sát nhập tỉnh đối với các đơn vị Sở, ngành sử dụng hệ thống Quản lý văn bản iDesk)

Có 02 cách thực hiện

- Trường hợp 1: Khóa hoàn toàn sổ cũ và tạo lại sổ mới

- Trường hợp 2: vẫn sử dụng các sổ đang có

Trường hợp 1) Đơn vị muốn thực hiện khóa hoàn toàn sổ cũ và thực hiện trên sổ mới (Tất cả các số Sổ văn bản đến và đi đều lấy từ 01). Đơn vị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Quản trị hệ thống thực hiện khóa sổ văn bản đang sử dụng: Menu Quản trị nghiệp vụ trên iDesk chọn Sổ Văn bản => Chọn loại sổ cần khóa và kéo qua trái để khóa sổ (Hệ thống báo ngừng sử dụng như hình bên dưới )

Bước 2: Tạo Sổ mới cho Văn thư 

Bước 3: Cấp quyền Sổ văn bản mới tạo tại bước 2 cho Văn thư đơn vị

Bước 4: Bật cấu hình cho phép trùng số kí hiệu trong năm 2025

Menu Quản trị dữ liệu => Cấu hình 

Tìm: Cho phép trùng số ký hiệu văn bản trong năm => nhập giá trị 2025 và nhấn lưu

Trường hợp 2) Trường hợp đơn vị muốn thực hiện ngay trên Sổ đang sử dụng nhưng quay về từ 01 thì cần 
thực hiện như sau:

* Bật cấu hình tại Bước 4 ở mô tả trên: Cho phép trùng số ký hiệu văn bản trong năm => nhập giá trị 2025 và nhấn lưu

* Reset Sổ Vb về số 01: Chọn đúng cơ quan ban hành  => Loại sổ vb bản đến, đi => Loại văn bản => Nhập giá trị 0 để bắt đầu khi thực hiện vào sổ văn bản sẽ nhận số đều tiên là 01