Ngày 04.12 Ban quản trị cấp tỉnh đã triển khai khảo sát nhu cầu đăng ký Văn thư Phòng Văn hóa xã hội thực hiện nhiệm vụ phát hành văn bản đi cho Ủy ban bầu cử.
Đến nay kết thúc khảo sát, Ban quản trị đã cấu hình hỗ trợ các đơn vị theo đăng ký sử dụng tài khoản Văn thư Phòng Văn hóa - Xã hội thực hiện nhiệm vụ này.
Ban Quản trị cấp tỉnh thông báo như về việc phát hành văn bản cho Ủy ban bầu cử như sau:
- Đối với trường hợp: Văn thư xã, phường phát hành văn bản cho UBBC đã được được hỗ trợ tạo sẵn Cơ quan ban hành là Ủy ban bầu cử rồi, quản trị các xã, phường đã được cấp quyền chủ động cấu hình tạo sổ và cấp sổ cho Văn thư thực hiện theo hướng dẫn tại:
- Đối với trường hợp đăng ký Văn thư Phòng VH-XH thực hiện nhiệm vụ phát hành văn bản cho UBBC thì Ban Quản trị cấp tỉnh hướng dẫn cách thức thực hiện như sau:
+ Văn thư UBBC sử dụng chung tài khoản của Văn thư Phòng VH-XH để thực hiện nhiệm vụ phát hành văn bản cho UBBC, không phát sinh thêm tài khoản mới. Văn thư Phòng VHXH khi đăng nhập vào hệ thống thực hiện chuyển vai trò qua Văn thư UBBC để thực hiện nhiệm vụ
(Xem hình bên dưới để biết cách chuyển vai trò)
+ Khi thực hiện Phát hành văn bản với Vai trò của Văn thư UBBC có thể thấy nhiều CQBH, lưu ý chọn đúng CQBH là Ủy ban bầu cử, không chọn nhầm
+ Khi phát hành Văn bản đi mục Chuyển để lưu thì bỏ thông tin Phòng Văn hóa - Xã hội ra để Văn bản UBBC không xuất hiện bên Vai trò Văn thư Phòng Văn hóa - Xã Hội
Trường hợp Văn bản của UBBC có hiện thị trong Vai trò Văn thư Phòng VHXH thì thực hiện check chọn hết các văn bản này và chọn Cất văn bản.
* Lưu ý: Sau khi kết thúc nhiệm vụ của UBBC, các Sổ Văn bản của UBBC sẽ được tích hợp lại cho Vai trò của Văn thư Phòng VHXH để thực hiện tra cứu lại văn bản khi cần. Vai trò Văn thư UBBC sẽ được xóa khỏi hệ thống.